Politique de confidentialité

La plateforme accessible sur hellobby.com est éditée par Teddy PROVIN (ci-après « Hellobby », « nous »), 9 rue des Écuries, 77700 Magny-le-Hongre, France.

Contact : privacy@hellobby.com ou 01 60 43 33 23

Responsable du traitement : Teddy PROVIN. Hellobby n'entre pas dans les cas où la désignation d'un délégué à la protection des données est obligatoire (art. 37 RGPD) : le responsable du traitement répond lui-même aux demandes. Les mentions d'identification complètes figurent sur la page Mentions légales.

Hellobby collecte les catégories de données suivantes :

• Données d'hôte : Email, nom affiché, photo de profil (via Google Sign-In ou inscription email/mot de passe). Si vous le renseignez dans Mon compte, un numéro de téléphone facultatif, utilisé uniquement pour vous joindre au sujet de votre compte (support, sécurité, facturation) : il n'est jamais montré aux voyageurs et vous pouvez le modifier ou l'effacer à tout moment. Configurations de vos logements (nom, adresse, photos, équipements, règles, contacts). Les contacts d'un logement (nom, WhatsApp, téléphone, e-mail) sont publics une fois son livret publié : toute personne qui a le lien du livret peut les voir, l'assistant Alfred peut les donner à un voyageur, et ils figurent dans les e-mails envoyés à vos voyageurs en votre nom (code de fidélité). À la création d'un logement, seul le nom affiché de votre compte y est repris ; aucun moyen de vous joindre n'est publié sans que vous l'ayez saisi dans la section Contacts, où vous pouvez tout modifier ou effacer. Si vous le renseignez dans Assistant IA, le nom sous lequel Alfred vous présente et signe vos réponses est lui aussi public une fois le livret publié : il est montré à vos voyageurs dans leur conversation et transmis au modèle d'IA qui fait fonctionner Alfred. Laissé vide, Alfred utilise le prénom de votre contact ; vous pouvez le modifier ou l'effacer à tout moment.
• Données de voyageur (syncées depuis vos PMS/OTAs) : Prénom, nom, e-mail, téléphone, langue, dates et heures de séjour, nombre de voyageurs, montant du séjour, numéro de réservation, plateforme d'origine. Importées depuis votre calendrier iCal (Airbnb, Booking, Vrbo, etc.) ou par l'API de votre channel manager (Smoobu, SuperHote, Beds24, Lodgify, Hospitable, Guesty, Hostfully) avec la clé que vous nous confiez, stockée dans vos identifiants protégés. Hellobby n'utilise cette clé qu'en lecture (propriétés et réservations) et n'importe jamais les notes internes ; une clé Smoobu ouvrant tout votre compte, créez-en une dédiée à Hellobby, révocable seule.
• Conversations chatbot voyageur : Messages échangés avec l'assistant IA Alfred (Google Gemini), depuis le lien personnel du voyageur ou depuis le QR code intérieur du logement ; ces dernières conversations ne sont rattachées ni au prénom ni à la réservation. Stockés pour permettre la reprise de conversation et le dashboard insights hôte : l'hôte du logement peut les lire.
• QR code intérieur du logement : Votre hôte peut poser dans le logement un QR code qui lui est propre. Pendant un séjour enregistré dans le calendrier du logement, il ouvre le livret avec le Wi-Fi et, si l'hôte l'a activé, l'assistant Alfred. Il ne donne jamais les codes d'accès du logement (porte, portail, boîte à clés, interphone, parking) et n'affiche ni le prénom du voyageur ni les dates du séjour. Le code secret de ce QR code est lu à l'ouverture de la page puis aussitôt retiré de son adresse ; le livret ne l'enregistre pas. Nos serveurs vérifient qu'un séjour est en cours à partir des réservations du logement, puis remettent au téléphone un identifiant de session aléatoire, gardé dans l'onglet ouvert ; le Wi-Fi reçu reste dans la page affichée, sans être enregistré sur le téléphone. Tant que la page est affichée, le livret revérifie cet accès auprès de nos serveurs environ toutes les dix minutes. Nous enregistrons cet accès sans le numéro de la réservation ni le nom du voyageur : le logement, une empreinte de la réservation en cours et l'échéance de l'accès. Toute personne qui dispose de ce QR code, même en photo, peut l'utiliser pendant un séjour : c'est pourquoi il ne donne ni les codes ni aucune information sur le voyageur, et l'hôte peut le remplacer à tout moment, l'ancien cessant aussitôt d'ouvrir le Wi-Fi et l'assistant.
• Essais de l'assistant Alfred depuis votre espace : Quand vous essayez Alfred depuis la page Alfred de votre espace, vos questions (avec les échanges précédents du même essai) et le contenu du livret du logement (Wi-Fi, codes d'accès et contacts compris) sont envoyés au modèle d'intelligence artificielle d'Alfred (Google Cloud Vertex AI, section 5), comme pour un voyageur le jour de son arrivée. Hellobby ne conserve ni vos questions ni les réponses : elles restent affichées dans la page et s'effacent quand vous la quittez ; aucune n'est transmise comme question de voyageur ni ajoutée à la base de connaissances du logement. Nous enregistrons seulement le nombre de questions d'essai par logement (limite d'usage, conservé avec le logement et supprimé avec lui), les compteurs de consommation décrits plus bas et la date de votre premier essai (rubrique « Mode guidé » ci-dessous). N'écrivez pas dans ces questions le nom, les coordonnées ou la réservation d'un voyageur : l'essai n'en a pas besoin.
• Imports Airbnb (PDF / JSON conversations historiques) : Si vous importez votre archive Airbnb pour pré-remplir la FAQ, nous traitons les messages pour extraire les questions récurrentes. Le fichier source est supprimé après traitement.
• Données techniques : Journaux techniques applicatifs (identifiants de compte et de logement, jamais d'adresse email) ; journaux de requêtes de la plateforme (adresse IP, navigateur) conservés 7 jours ; compteurs analytics first-party (pas de cookies tiers tracking).
• Mesure de consommation des fonctions IA : À chaque appel aux fonctions d'intelligence artificielle (assistant Alfred, génération de contenu, traduction), nous enregistrons des compteurs techniques : nombre d'appels, volume de texte traité, fonctionnalité et modèle utilisés, rattachés à votre compte et au logement concerné. Aucun contenu de message ni donnée de voyageur n'est enregistré dans ces compteurs. Ils ne sont consultables que par l'administrateur de la plateforme.
• Mode guidé et prise en main du service : Pour le mode guidé de votre espace, affiché par défaut tant que vous ne le masquez pas : s'il est affiché ou masqué, les étapes que vous mettez de côté, les cartes d'aide que vous fermez (« J'ai compris ») et votre réponse facultative à la question « Comment recevez-vous vos réservations ? » (logiciel de gestion, Airbnb ou Booking, en direct, ou plus tard). Que le mode guidé soit affiché ou masqué, nous notons aussi certains gestes qui marquent une étape comme faite (lien copié, QR code téléchargé, impression d'une plaquette), pour que votre espace vous propose l'étape suivante. Pour chaque compte, guidé ou non, nous enregistrons également la date à laquelle il franchit pour la première fois les grandes étapes de la prise en main, par exemple premier logement créé, premier livret publié, calendrier connecté, premier lien voyageur créé puis ouvert, première conversation avec l'assistant Alfred sur l'un de vos livrets, premier essai d'Alfred depuis votre espace, télévision appairée. Ce ne sont que des dates, enregistrées par nos serveurs : jamais le contenu d'une conversation, ni le nom, la réservation ou le lien du voyageur concerné, et aucun outil de mesure tiers. Ces informations figurent dans l'export de vos données et ne sont consultables, en dehors de vous, que par l'administrateur de la plateforme.
• Liste d'attente (avant lancement) : Adresse email que vous laissez volontairement sur la page d'inscription pour être prévenu de la disponibilité de Hellobby, avec la date d'inscription et, si vous arrivez par l'un de nos liens, le canal d'origine (par exemple Instagram), choisi dans une liste fermée. Un email de confirmation vous est envoyé immédiatement ; il permet d'effacer l'adresse en un clic si elle a été saisie par erreur ou par un tiers. Aucune autre donnée n'est collectée. Cette liste n'est accessible qu'à l'administrateur de la plateforme.
• Réponses à l'e-mail de confirmation (liste d'attente) : Si vous répondez aux deux questions facultatives de l'e-mail de confirmation (nombre de logements que vous gérez, question que vos voyageurs vous posent le plus) : le contenu de votre réponse, recopié sans votre adresse pour préparer l'ouverture. L'e-mail lui-même est supprimé dès que son contenu est recopié, et au plus tard 30 jours après sa réception ; vous pouvez en demander la suppression immédiate à privacy@hellobby.com.
• Newsletter (nouveautés Hellobby) : Si vous cochez la case ou cliquez le lien « oui » : votre email, la date, l'endroit et la version du texte de votre accord. Pour un compte hôte, s'y ajoutent votre prénom et votre formule, transmis à notre prestataire d'envoi pour personnaliser l'email. Chaque newsletter contient une image de mesure et des liens de suivi fournis par Brevo, réglés en mode anonyme : nous ne savons pas qui a ouvert ou cliqué, seulement combien de personnes l'ont fait, campagne par campagne.
• Données de facturation : Les entités auxquelles Hellobby adresse ses factures (vous-même, votre société, un autre propriétaire) : type, nom ou raison sociale, adresse de facturation, e-mail de facturation et, si vous les renseignez, téléphone, SIRET, numéro de TVA et référence interne ; le rattachement de chaque logement à une entité. Vous les préparez depuis Mon compte, avant même l'ouverture de la facturation (mesures précontractuelles à votre demande), vous pouvez les modifier ou les supprimer à tout moment, et elles sont reprises telles quelles sur vos factures. L'e-mail de facturation ne sert qu'à vous adresser les factures et les messages qui les concernent, jamais à de la prospection. Si l'entité est une autre personne que vous, ou si vous indiquez l'e-mail d'un tiers (votre comptable), vous vous assurez de son accord et vous l'informez que Hellobby traite ses coordonnées pour établir et lui adresser les factures ; cette personne dispose des droits de la section 7 et peut nous écrire à privacy@hellobby.com. Pour les abonnements payants (Solo, Multi et leurs options) : au moment où vous souscrivez, nous transmettons à Revolut, qui encaisse le paiement, votre adresse e-mail de connexion et le nom affiché de votre compte, ainsi que le libellé et le montant de votre formule ; rien d'autre (ni téléphone, ni adresse, ni identifiant de compte). Vos données de carte sont saisies sur la page de paiement de Revolut et ne transitent jamais par nos serveurs. Nous conservons ensuite les identifiants de votre fiche client et de votre abonnement chez Revolut, votre formule, vos options, le montant et la périodicité, les dates utiles (prochain prélèvement, fin de période, délai après un paiement refusé), la date et la version des conditions de vente que vous avez acceptées et, pendant 7 jours, le détail de la commande en cours de paiement. Aucune donnée bancaire n'est collectée pendant l'essai gratuit, qui ne demande pas de carte. À chaque paiement, Hellobby établit une facture qui reprend l'entité facturée (ou, à défaut, le nom affiché et l'adresse e-mail confirmée de votre compte), le libellé et la période de votre formule, les montants, la date et la version des conditions de vente acceptées et, le cas échéant, votre demande d'exécution immédiate. Vous la téléchargez depuis la page Formule tant que votre compte existe. Tant que la société qui édite Hellobby n'est pas immatriculée, les factures portent les coordonnées de son fondateur agissant pour son compte.
• Programme de fidélité voyageur : Si vous laissez volontairement votre adresse e-mail en fin de séjour pour recevoir un code de réduction, l'hôte du logement est responsable de ce traitement (envoi de votre code et de ses offres occasionnelles) et Hellobby agit comme sous-traitant : nous hébergeons cette adresse, la preuve de votre consentement et le code, et envoyons les e-mails pour le compte de l'hôte, sans jamais utiliser votre adresse pour nos propres communications.
• Nos comptes Instagram et Facebook : Si vous interagissez avec nos comptes (Instagram @hellobby.app, page Facebook Hellobby), nous voyons dans les outils de la plateforme votre nom d'utilisateur ou de profil, votre photo et votre profil public, et ce que vous faites avec nos comptes : abonnement, « J'aime », vue d'une story, commentaire, message, vote à un sondage (Instagram nous montre qui a voté et pour quelle réponse) ou réponse à une question en story. Nous nous en servons pour vous répondre et pour préparer nos contenus : une question peut être reprise, toujours sans votre nom ni rien qui permette de vous reconnaître. Rien n'est recopié chez Hellobby avec votre identifiant, ni réutilisé pour vous écrire ailleurs sans que vous le demandiez, et nous ne vous inscrivons jamais à notre liste d'attente ou à notre newsletter à votre place. Pour l'usage que nous en faisons, écrivez à privacy@hellobby.com ; durée de conservation : section 4.
• Statistiques de nos comptes Instagram et Facebook : Les statistiques de nos comptes (par exemple portée, vues, enregistrements, répartition des abonnés par pays ou par âge) ne nous donnent que des totaux, jamais de données sur vous en particulier. Meta Platforms Ireland Ltd les produit à partir de l'activité des personnes qui consultent nos comptes : pour ce traitement, Meta et Hellobby sont responsables conjoints, et Meta en a pris la responsabilité principale (information, exercice de vos droits, sécurité). Grandes lignes de cet accord : facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data ; politique de Meta : facebook.com/privacy/policy. Vous pouvez exercer vos droits auprès de Meta ou nous écrire à privacy@hellobby.com : nous transmettons à Meta ce qui relève de lui. Pour tout autre usage de vos données sur ses plateformes, Meta est seul responsable.
• Messages au support : Quand vous nous écrivez par le formulaire de contact : votre adresse e-mail, votre message, le type de demande choisi et, si vous êtes connecté, l'identifiant de votre compte. Le message nous parvient aussi par e-mail à support@hellobby.com, d'où nous vous répondons. Finalité et base légale : section 3 ; durée de conservation : section 4 ; prestataires : section 5 ; vos droits : section 7.

Conformément à l'article 6 du RGPD :

• Exécution du contrat (Art. 6.1.b) : Création et gestion de votre compte (nom affiché, téléphone facultatif), mode guidé et étape suivante proposée dans votre espace (réglages, gestes qui marquent une étape comme faite, réponse facultative sur la façon dont vous recevez vos réservations), gestion de vos logements et publication de leur livret (contacts compris), essai de l'assistant Alfred depuis votre espace, génération des liens guest, QR code intérieur de vos logements (Wi-Fi et assistant Alfred pendant un séjour), sync calendrier OTA, gestion de votre essai gratuit, préparation de vos entités de facturation, souscription et gestion de votre abonnement, transmission à Revolut des données nécessaires à l'encaissement.
• Obligation légale (Art. 6.1.c) : Conservation des factures émises et des données de facturation qui y figurent pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (art. L123-22 du Code de commerce), y compris après la suppression de votre compte.
• Intérêt légitime (Art. 6.1.f) : Sécurité de la plateforme (logs d'accès), prévention des abus (limitation de débit, mesure de la consommation des fonctions IA par compte et par logement), suivi du coût réel du service et de son équilibre économique, amélioration produit via analytics first-party agrégés ; mesure de la prise en main du service et amélioration du mode guidé, à partir des dates des premières étapes franchies par chaque compte (consultées compte par compte par l'administrateur, et en statistiques, par exemple le délai entre l'inscription et le premier livret publié, avec ou sans mode guidé) ; mesure de l'efficacité de nos canaux de communication (canal d'arrivée sur la liste d'attente) ; faire connaître Hellobby et échanger avec les personnes qui suivent nos comptes Instagram et Facebook (réponses, préparation de nos contenus à partir des questions reçues, statistiques agrégées produites avec Meta) ; préparation de l'ouverture à partir des réponses facultatives à l'e-mail de confirmation de la liste d'attente ; établissement et envoi des factures à l'entité ou au destinataire (comptable) que vous désignez lorsqu'il s'agit d'une autre personne que vous.
• Consentement (Art. 6.1.a) : Génération de contenu IA (génération de règles, guide local, chatbot voyageur). Vous activez ces fonctionnalités explicitement dans l'admin.
• Consentement (Art. 6.1.a) : liste d'attente : Votre email est utilisé uniquement pour confirmer votre inscription puis pour vous prévenir du lancement de Hellobby (deux emails au total). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le lien de désinscription présent dans chacun de ces emails ou en écrivant à privacy@hellobby.com : votre adresse est alors supprimée immédiatement.
• Consentement (Art. 6.1.a et L34-5 CPCE) : newsletter : Les nouveautés Hellobby (1 à 2 emails par mois au plus) ne sont envoyées qu'aux personnes qui l'ont explicitement demandé, par une case jamais pré-cochée ou un lien « oui ». Vous pouvez vous désinscrire à tout moment : lien dans chaque email, interrupteur dans Mon compte, ou privacy@hellobby.com. Les inscrits de la liste d'attente ne reçoivent jamais la newsletter sans ce oui distinct.
• Consentement (Art. 6.1.a) : programme de fidélité voyageur : Votre adresse n'est utilisée que pour vous envoyer le code de réduction demandé et, quelques fois par an au plus, les offres de séjour de l'hôte concerné. Chaque e-mail contient un lien de désabonnement en un clic ; vous pouvez aussi demander la suppression complète de vos données depuis ce lien, auprès de l'hôte, ou via privacy@hellobby.com.
• Messages au support (Art. 6.1.b ou 6.1.f) : Votre adresse et votre message servent uniquement à vous répondre (les réponses facultatives à l'e-mail de confirmation de la liste d'attente suivent la règle décrite plus haut) : assistance, question avant inscription, demande de devis pour l'offre Conciergerie. Base légale : l'exécution du contrat, ou les mesures précontractuelles prises à votre demande (devis), quand vous êtes client ou futur client (art. 6.1.b) ; sinon notre intérêt légitime à répondre à qui nous écrit (art. 6.1.f). Ils ne servent jamais à de la prospection ni à la newsletter.

• Compte hôte actif : Toutes vos données restent stockées tant que votre compte est actif. Compte inactif : un essai expiré sans abonnement est supprimé 12 mois après la fin de l'essai (et au moins 12 mois sans connexion) ; un compte de bêta-test ou tout autre compte sans abonnement, 12 mois après sa dernière connexion ; un ancien abonné, 3 ans après sa dernière connexion. Dans chacun de ces cas, un email vous prévient 30 jours avant, à votre adresse confirmée, et une simple connexion conserve le compte ; il passe ensuite 30 jours en corbeille, restaurable sur demande, avant l'effacement définitif.
• Compte non confirmé : Si vous créez votre compte avec une adresse e-mail et un mot de passe, votre espace ne s'ouvre qu'une fois cette adresse confirmée par le lien reçu à l'inscription. Sans confirmation dans les 7 jours suivant la création, le compte est supprimé automatiquement et définitivement, avec son contenu, sans passage par la corbeille ; seule une trace de cette suppression, sans votre adresse, est conservée 5 ans. Les e-mails liés à votre compte (fin d'essai, inactivité, questions restées sans réponse) ne partent qu'à une adresse confirmée.
• Entités de facturation : Conservées tant que votre compte est actif ; vous pouvez les modifier ou les supprimer à tout moment depuis Mon compte (sauf une entité portant un abonnement en cours, qui se résilie d'abord) ; supprimées avec le compte. Les données reprises sur une facture émise suivent la durée de conservation des factures (10 ans).
• Abonnement et paiement : Identifiants Revolut, formule, montants et dates : conservés tant que votre compte existe et supprimés avec lui ; votre abonnement prend fin avec votre compte. Si Hellobby suspend votre compte (corbeille de 30 jours), votre abonnement est résilié chez Revolut dès la suspension et plus aucun prélèvement n'a lieu ; si le compte est restauré, vous pouvez reprendre une formule. Revolut conserve de son côté l'historique des paiements le temps qu'exigent ses propres obligations légales (lutte contre la fraude et le blanchiment). Détail d'une commande en cours de paiement : 7 jours. Accusés techniques des notifications de paiement reçues de Revolut, sans identifiant de compte : 90 jours. Factures : 10 ans (voir « Compte supprimé »). Après la suppression de votre compte, vos factures ne sont plus accessibles en ligne : téléchargez-les avant, ou demandez-en une copie à privacy@hellobby.com.
• Réservations voyageur : Synchronisées depuis votre PMS et purgées lorsqu'elles disparaissent de vos calendriers. Les liens voyageurs expirent 2 heures après le check-out. L'accès ouvert par le QR code intérieur cesse à l'heure de départ, et au plus tard 7 jours après le scan ; son enregistrement est supprimé automatiquement dans les jours qui suivent.
• Conversations chatbot et questions voyageur : 90 jours après le dernier échange (suppression automatique), y compris pour les conversations ouvertes par le QR code intérieur. Les réponses validées par l'hôte sont conservées sous forme anonymisée dans sa base de connaissances. Pendant le séjour, la personne peut effacer elle-même sa conversation en répondant « Non, merci » à la question « Avez-vous d'autres questions ? » de l'assistant (par le QR code intérieur, tant que la page reste ouverte) ; ensuite, en écrivant à l'hôte ou à privacy@hellobby.com avec le nom du logement, la date et l'heure de l'échange.
• Journaux techniques : 30 jours pour les journaux applicatifs (sans adresse IP ni email) ; 7 jours pour les journaux de requêtes de la plateforme, qui contiennent l'adresse IP et le navigateur. Statistiques de fréquentation des livrets (compteurs sans identifiant) : 24 mois.
• Mesure de consommation des fonctions IA : Les compteurs rattachés à votre compte et à vos logements sont supprimés automatiquement 90 jours après leur enregistrement, et immédiatement si vous supprimez votre compte. Seuls des totaux journaliers agrégés, sans identifiant de compte ni de logement, sont conservés sans limite de durée à des fins de suivi technique et économique du service.
• Mode guidé et étapes de prise en main : Conservés tant que votre compte existe, supprimés avec lui. Vous pouvez masquer le mode guidé à tout moment (« Ne plus afficher ») et le réafficher depuis Mon compte ; les dates de prise en main et les gestes qui marquent une étape comme faite restent alors enregistrés. Vous pouvez vous opposer à l'enregistrement des dates de prise en main en écrivant à privacy@hellobby.com : nous effaçons alors les dates déjà enregistrées, au plus tard un mois après votre demande, et plus aucune n'est ajoutée ni comptée dans nos statistiques.
• Nos comptes Instagram et Facebook : Aucune copie de vos commentaires, messages, votes ou réponses n'est conservée chez Hellobby avec votre identifiant. Sur les plateformes : un commentaire reste publié tant que la publication est en ligne, sauf si vous le supprimez ; nous supprimons de notre archive les stories à sondage ou à question au plus tard 30 jours après leur publication, et de notre messagerie les conversations privées 12 mois après le dernier échange. Le reste suit les durées de Meta (facebook.com/privacy/policy). Les statistiques, faites de totaux sans donnée individuelle, peuvent être conservées sans limite de durée.
• Liste d'attente : Votre email est supprimé au plus tard 6 mois après l'annonce du lancement (ou immédiatement sur demande), et dans tous les cas au plus tard 3 ans après la collecte (suppression automatique). Si vous effacez votre adresse, seule une empreinte technique (sans l'adresse) est conservée pendant 3 ans, comme preuve du retrait et pour empêcher qu'un tiers ne vous réinscrive. Une réponse à l'e-mail de confirmation est supprimée dès que son contenu est recopié sans votre adresse, et au plus tard 30 jours après sa réception, sauf si elle appelle une réponse de notre part : elle suit alors la durée des messages au support.
• Newsletter : Jusqu'à votre désinscription, et au plus 3 ans après votre inscription ou après votre dernier échange avec nous (réponse à un email, nouvelle demande). Passé ce délai, votre adresse est supprimée automatiquement. Après désinscription, seule une empreinte technique (sans l'adresse) est conservée 3 ans pour éviter toute réinscription par un tiers. Le consentement d'un compte hôte est supprimé avec le compte. Le texte de chaque newsletter envoyée et ses totaux d'ouverture et de clics (sans aucun identifiant) sont conservés sans limite de durée.
• Programme de fidélité voyageur : Votre adresse est conservée 3 ans après votre dernier contact, ou jusqu'à votre désabonnement (l'adresse est alors effacée, seule une empreinte reste pour éviter une réinscription par un tiers). Elle est supprimée avec le logement ou le compte de l'hôte.
• Messages au support : 12 mois après le dernier échange, 6 mois après la clôture du ticket ; supprimés avec votre compte, y compris ceux envoyés sans être connecté avec l'adresse e-mail vérifiée de votre compte.
• Suivi de la relation client par l'éditeur : Notes internes de suivi rédigées par l'éditeur sur votre compte : supprimées avec le compte. Historique des actions d'administration effectuées sur votre compte (prolongation d'essai, changement de plan, suspension) : 3 ans ; preuves de l'export ou de la suppression de votre compte, à votre demande ou automatique (compte inactif, compte non confirmé) : 5 ans (prescription civile).
• Compte supprimé : Suppression à votre demande (depuis votre compte, ou demande d'effacement art. 17) : effacement immédiat de toutes les données. Résiliation ou suppression à l'initiative de Hellobby (hors compte non confirmé, voir plus haut) : suspension immédiate (connexion et books désactivés, données gelées, accès administrateur seul ; si vous aviez un abonnement, vous en êtes informé par e-mail à votre adresse confirmée) puis effacement définitif sous 30 jours, mesure de protection contre la destruction accidentelle. Si vous aviez un abonnement : il est résilié chez Revolut au moment de la suppression (ou dès la suspension, en cas de corbeille), plus aucun prélèvement n'a lieu, et nous demandons à Revolut l'effacement de votre fiche client ; Revolut conserve de son côté l'historique de vos paiements le temps qu'exigent ses propres obligations légales (section 5). Si cette résiliation ou cet effacement échouait, nous le finalisons à la main et aucun prélèvement postérieur à votre demande ne vous est imputé. Exception dans les deux cas : documents de facturation conservés 10 ans (obligation comptable, art. 17(3)(b) RGPD). Les sauvegardes chiffrées de la base, destinées à la seule restauration après incident, peuvent contenir une donnée effacée pendant 8 semaines au plus.

Pour fournir le service, nous faisons appel aux prestataires suivants. Ceux qui traitent des données pour notre compte sont liés par des conditions de traitement des données, à l'exception de Telegram, canal facultatif que vous activez vous-même, et des services publics de cartographie et de transport (voir ci-dessous).

• Google Cloud / Firebase (hébergement, Auth, Firestore, Storage, Cloud Functions) : Datacenters europe-west3 (Francfort, UE). DPA Google Cloud actif.
• Google reCAPTCHA Enterprise (Firebase App Check, protection contre les robots) : Vérifie que les requêtes envoyées à nos services viennent bien de notre site et non d'un robot. Sur les pages publiques, il peut se charger dès l'ouverture de la page, et se charge au plus tard quand vous utilisez un formulaire (connexion, contact), indépendamment de vos choix de mesure d'audience ; l'espace hôte et le livret l'utilisent aussi. Données traitées par Google : l'adresse IP et des signaux techniques et d'utilisation du navigateur et de l'appareil. Service mondial (États-Unis possible), sous le contrat de sous-traitance Google Cloud.
• Revolut (paiement des abonnements) : Revolut Payments UAB (Vilnius, Lituanie, UE). Page de paiement hébergée par Revolut : vos données de carte lui sont confiées directement. Données que nous lui transmettons : votre adresse e-mail de connexion, le nom affiché de votre compte, le libellé et le montant de votre formule. Pour l'exécution du paiement (authentification forte, lutte contre la fraude et le blanchiment, reçu de paiement qu'il vous envoie), Revolut agit comme responsable de traitement distinct, selon sa propre politique de confidentialité.
• Brevo (emails transactionnels, confirmation d'abonnement, confirmation d'inscription et email d'ouverture de la liste d'attente, newsletter des nouveautés pour les personnes qui l'ont demandée, codes de réduction et offres des hôtes à leurs anciens voyageurs, notification de vos messages au support) : Brevo SAS (Paris, France), données traitées dans l'Union européenne. Données traitées : email et prénom du destinataire, type de contact (hôte ou prospect) et formule pour les hôtes, contenu de l'email ; statistiques d'ouverture et de clics en mode anonyme (totaux par campagne, jamais par personne).
• OVH (messagerie des adresses support@hellobby.com et privacy@hellobby.com) : OVH SAS (Roubaix, France). Les messages envoyés par le formulaire de contact ou écrits à ces adresses y sont reçus, avec nos réponses.
• Telegram (alertes hôte, optionnel) : Telegram FZ-LLC. Utilisé uniquement si l'hôte lie volontairement son compte Telegram pour recevoir les questions de ses voyageurs. Données : texte de la question, nom du logement.
• OpenAI (génération IA : équipements, règles, guide local, itinéraires, traduction en 7 langues, lecture de vos notices et instructions déposées en PDF, en texte ou en captures d'écran) : OpenAI (traitement aux États-Unis). Transfert hors UE encadré par les clauses contractuelles types (CCT) UE 2021. Données traitées : le texte, les PDF et les captures d'écran que vous soumettez à l'import, les configurations de logement, sans donnée voyageur (n'incluez pas les avis dans vos captures).
• Google Cloud Vertex AI (assistant Alfred : conversations des voyageurs et essais depuis votre espace) : Google Cloud, région europe-west3 (Francfort, Allemagne), sous le contrat de sous-traitance Google Cloud. Les messages du voyageur, et les questions que vous posez à Alfred pour l'essayer, y sont traités en temps réel et ne servent pas à entraîner les modèles. Quand la question sort du livret (itinéraire, horaires, commerce proche), l'assistant interroge en complément la recherche Google, service mondial : la question et l'adresse du logement sortent alors de l'Union européenne.
• Google Maps Platform (Places) : Recherche des commerces et lieux autour du logement et photos des fiches Google. Données envoyées : l'adresse du logement et le nom du lieu cherché. Service mondial, conditions Google Maps Platform.
• Base Adresse Nationale (État français) et OpenStreetMap Nominatim : Autocomplétion (Base Adresse Nationale) et géocodage (Nominatim) d'adresse depuis votre navigateur lors de la saisie d'un logement ; autocomplétion seule (Base Adresse Nationale) lors de la saisie d'une adresse de facturation en France dans Mon compte. L'adresse tapée et votre adresse IP leur sont visibles ; rien n'est envoyé si le pays n'est pas la France.
• Photon (Komoot), OpenStreetMap (Overpass) et FOSSGIS (recherche de lieux et trajets à pied) : Recherche de lieux, de gares et d'arrêts, et calcul du trajet à pied entre le logement et un arrêt que vous ajoutez dans Transports, depuis nos serveurs. Données envoyées : le nom cherché, les coordonnées du logement et celles de l'arrêt choisi ; jamais votre nom, votre e-mail ni l'identifiant de votre compte. Komoot GmbH et FOSSGIS e.V. (Allemagne, UE), serveurs communautaires OpenStreetMap (UE) : services publics, sans contrat de traitement.
• Île-de-France Mobilités (PRIM, transports en Île-de-France) : Prochains départs des arrêts que vous choisissez, recherche d'arrêts et trajet en bus depuis le logement. Données envoyées depuis nos serveurs : le nom cherché ou les coordonnées du logement et de l'arrêt, sans identifiant de compte. Établissement public (France).

Les bases de données et fichiers du service (Firestore, Storage, Cloud Functions) sont hébergés par Google Cloud dans l'Union européenne, région europe-west3 (Francfort, Allemagne). Certains services Google (Firebase Authentication, reCAPTCHA Enterprise, mesure d'audience) peuvent traiter des données aux États-Unis. Chaque sous-traitant est lié par ses conditions de traitement des données (Google Cloud Data Processing Addendum, OpenAI Data Processing Addendum, Brevo Data Processing Agreement), qui intègrent les clauses contractuelles types de la Commission européenne pour les transferts hors Union européenne. Une copie de ces garanties peut être obtenue sur demande à privacy@hellobby.com ou consultée sur les pages de conditions de traitement de chaque prestataire.

Meta (Instagram, Facebook) ne figure pas dans cette liste : ce n'est pas notre sous-traitant mais un responsable de traitement distinct pour ses plateformes, et conjoint avec nous pour les statistiques de nos comptes (voir section 2, « Nos comptes Instagram et Facebook »).

• Cookies fonctionnels (obligatoires) : Session Firebase Auth (token d'identification). Sans ces cookies, vous ne pouvez pas vous connecter. Tant que vous êtes connecté, un simple indicateur sans identifiant, effacé à la déconnexion, permet aussi à vos autres onglets et aux pages publiques du site de vous afficher comme connecté.
• Espace hôte : repère du mode guidé : Quand le mode guidé est affiché, votre parcours s'ouvre de lui-même au début de chaque visite, tant qu'il reste des étapes. Pour ne pas le rouvrir à chaque page, votre navigateur garde dans son stockage de session un repère technique rattaché à l'identifiant de votre compte : il n'est jamais envoyé à nos serveurs et s'efface à la déconnexion ou à la fermeture de l'onglet.
• Sécurité : Google reCAPTCHA Enterprise : reCAPTCHA protège nos formulaires et nos services contre les robots. Il peut lire et déposer des informations sur votre appareil pour distinguer un humain d'un robot. Il se charge quel que soit votre choix dans la bannière : nous ne l'utilisons que pour la sécurité du service, jamais pour la mesure d'audience ni la publicité.
• Mesure d'audience : Google Analytics, UNIQUEMENT avec votre accord : Sur les pages publiques du site (accueil, tarifs, aide), nous utilisons Google Analytics 4 pour compter les visites et mesurer l'efficacité de nos pages (par exemple l'inscription à la liste d'attente). Avec le même accord, nous mesurons aussi la vitesse de ces pages sur les appareils des visiteurs (temps d'affichage, stabilité de la mise en page, réactivité aux clics), afin de les rendre plus rapides : ces mesures sont rattachées à l'adresse de la page, sans ses paramètres, et ne contiennent rien de ce que vous saisissez. Rien n'est chargé ni déposé avant que vous ayez cliqué « Accepter » dans la bannière : en cas de refus, aucune requête de mesure d'audience ne part vers Google. Cookies concernés : _ga et _ga_* (durée maximale 13 mois). Votre choix est mémorisé 6 mois, et vous pouvez le modifier à tout moment via « Gérer mes cookies » ci-dessous.
• Livrets voyageurs : analytics first-party seulement : Les compteurs de visites de votre livret sont stockés directement dans Firestore. Aucun outil tiers ne trace vos voyageurs. Pour compter une seule fois les ouvertures depuis l'écran d'accueil, le livret pose dans le stockage de l'appareil un marqueur technique sans identifiant, conservé 13 mois au plus. Quand un voyageur scanne un QR code posé dans le logement (QR code du lien public ou QR code intérieur, sur une plaquette ou en image), ou ouvre le lien « Réserver en direct » de l'e-mail de son code de réduction, le livret garde sur l'appareil la date de ce passage, sans identifiant : pendant 60 jours, elle sert seulement à afficher la réservation en direct si l'hôte l'a activée, puis elle est effacée à l'ouverture suivante du livret ; elle n'est jamais envoyée à nos serveurs. Pendant un séjour ouvert par le QR code intérieur, l'onglet garde aussi un identifiant de session aléatoire, envoyé à nos serveurs uniquement pour vérifier que le séjour est en cours et, si la personne écrit à l'assistant Alfred, pour retrouver ou effacer sa conversation ; il ne sert à aucune mesure, est refusé par nos serveurs à la fin du séjour et s'efface dès ce refus, au plus tard à la fermeture de l'onglet. Pour fonctionner hors connexion, le livret garde sur l'appareil une copie de ses pages et de ses images ; les adresses des liens personnels et du QR code intérieur n'y sont jamais enregistrées.
• Pas de cookies marketing / publicitaires : Aucun pixel Facebook, AdSense ou outil de retargeting.

Gérer mes cookies

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d'accès (Art. 15) : Obtenir une copie de toutes vos données : depuis « Mon compte » > « Télécharger mon JSON » (messages au support compris), ou en écrivant à privacy@hellobby.com, notamment si vous n'avez pas de compte (formulaire de contact, liste d'attente, newsletter).
• Droit de rectification (Art. 16) : Corriger les données inexactes directement dans l'admin Hellobby.
• Droit à l'effacement (Art. 17), le droit à l'oubli : Supprimer votre compte et toutes vos données. Accessible immédiatement depuis "Mon compte" > "Supprimer mon compte définitivement".
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• Droit de limitation (Art. 18) : Restreindre temporairement le traitement. Contact privacy@hellobby.com.
• Droit d'opposition (Art. 21) : Vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière, et, pour toute prospection (nouveautés, relances), à tout moment et sans motif : lien dans chaque email, interrupteur dans Mon compte ou privacy@hellobby.com.
• Retrait du consentement (Art. 7.3) : À tout moment, aussi simplement que vous l'avez donné (case, interrupteur, lien), sans effet sur la licéité du traitement passé.
• Droit de réclamation : Saisir la CNIL (cnil.fr) si vous estimez vos droits non respectés.

Hellobby met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

L'éditeur peut accéder aux données de votre compte pour le support, la maintenance et la sécurité du service, et uniquement dans ce cadre ; il consulte en outre les dates de prise en main de votre compte (section 2) pour améliorer le service. Il tient à ce titre des notes internes de suivi sur votre compte et un historique des actions d'administration qu'il y effectue ; ces éléments vous sont communiqués sur demande d'accès.

• Chiffrement en transit : HTTPS forcé via HSTS sur tous les domaines.
• Chiffrement au repos : Données Firestore et Storage chiffrées par défaut (Google Cloud KMS).
• Authentification : Firebase Authentication (mots de passe hashés bcrypt/scrypt, ou Google OAuth).
• Isolation multi-tenant : Règles Firestore strictes : un hôte ne peut accéder qu'à ses propres données.
• Audits sécurité : Revue de code régulière, audit OWASP, dependabot pour les vulnérabilités de dépendances.

Cette politique peut évoluer. Les modifications substantielles vous seront notifiées par email. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.

Pour toute question sur vos données personnelles : privacy@hellobby.com