Livret d'accueil Booking.com : ce qui change, ce qu'il faut écrire, comment l'envoyer

Un livret d'accueil Booking.com est le guide, papier ou numérique, remis au voyageur qui a réservé votre logement sur Booking.com : accès, Wi-Fi, équipements, règles de la maison, bonnes adresses, départ. Il complète les champs limités de l'extranet et remplace la réception que le voyageur s'attend à trouver.

Ce qui change avec un voyageur Booking.com

Le contenu d'un livret ne dépend pas de la plateforme ; la façon de l'écrire et de le remettre, si. Cinq différences comptent.

• Il attend une réception. Booking.com a été conçu pour les hôtels : une partie des voyageurs cherche l'accueil physique, l'heure de la réception, le petit-déjeuner. Dites dès la première ligne que l'arrivée est autonome, comment elle se passe et qui joindre.
• Il réserve tard et vient de loin. Réservation quelques jours avant, souvent depuis l'étranger, parfois pour une seule nuit : le livret doit se lire en cinq minutes, dans sa langue, sur son téléphone, sans rien installer.
• Il lit peu les messages. Vos messages passent par la messagerie de l'extranet et une adresse e-mail relais ; beaucoup de voyageurs ne les ouvrent qu'à la porte du logement. D'où le QR code dans l'entrée et un lien court plutôt qu'une pièce jointe.
• Il note par catégories. La note sur 10 se décompose en personnel, équipements, propreté, confort, rapport qualité-prix, emplacement et Wi-Fi. Sans réception, la note « personnel » est celle de vos instructions et de vos réponses.
• Ses informations sont normalisées. Les champs de l'extranet (règles de l'établissement, conditions, informations pour l'arrivée) sont courts et servent avant la réservation. Le livret prend le relais pour le séjour : le mode d'emploi du chauffage n'entre dans aucun champ de Booking.com.

Que mettre dans un livret d'accueil Booking.com

La checklist en 15 rubriques du livret d'accueil Airbnb s'applique telle quelle. Voici les rubriques à soigner en priorité pour un voyageur venu de Booking.com, et pourquoi.

• L'arrivée autonome, sans ambiguïté. Il n'y a pas de réception : dites-le, puis donnez l'heure d'arrivée possible, l'adresse exacte, les étapes numérotées avec photos, la boîte à clés ou la serrure connectée, et ce qui se passe en cas d'arrivée tardive.
• Ce qui est fourni, et ce qui ne l'est pas. Petit-déjeuner, serviettes, ménage pendant le séjour, produits d'accueil : l'habitude de l'hôtel crée des attentes. Une liste claire évite la déception et la mauvaise note « équipements ».
• Le Wi-Fi, en tête. Nom du réseau, mot de passe, emplacement de la box, que faire si la connexion tombe. C'est une catégorie de note à part entière sur Booking.com.
• Les règles, en phrases positives. Calme, fumée, animaux, nombre de personnes, fêtes : les mêmes que dans l'extranet, mais expliquées. Une règle justifiée est mieux acceptée qu'une interdiction sèche.
• Le contact et les urgences. Qui joindre, à quelles heures, dans quelle langue ; les numéros d'urgence, la pharmacie et l'hôpital les plus proches. Le voyageur qui arrive de loin ne connaît pas le 112.
• Le quartier, pour un séjour court. Trois ou quatre adresses par catégorie, à distance de marche, avec les horaires : le voyageur d'une ou deux nuits n'aura pas le temps d'explorer.
• Le départ. Heure, clés, poubelles, draps : trois à cinq consignes, pas davantage. Rappelez la taxe de séjour si vous la percevez sur place, et comment la régler.

Comment faire parvenir le livret à un voyageur Booking.com

La messagerie de l'extranet est le canal principal : le voyageur reçoit vos messages par e-mail, via une adresse relais, et dans son application. Un lien court se lit sur tous les appareils et reste à jour ; une pièce jointe se perd dans la conversation et fige l'information. Quatre moments suffisent.

• À la confirmation. Un mot d'accueil et le lien du livret : le voyageur découvre l'arrivée autonome, ce qui est fourni et les règles avant de faire ses valises.
• La veille de l'arrivée. Le rappel du lien avec l'heure et l'adresse ; les codes d'accès, eux, n'apparaissent que le jour même, dans la partie du livret réservée au séjour.
• Dans le logement. Un QR code dans l'entrée, pour le voyageur qui n'a rien lu : le livret s'ouvre sur son téléphone, sans chercher le message.
• Le lendemain du départ. Un mot de remerciement. Booking.com invite lui-même le voyageur à noter son séjour après le départ ; votre message tombe juste avant.

Un seul livret pour Booking.com et Airbnb

Le logement est le même : un seul livret, tenu à jour à un seul endroit, sert les deux plateformes. Ce qui change d'un voyageur à l'autre (prénom, dates, codes du jour) vient de la réservation, pas du livret. Gardez donc un livret unique, et adaptez seulement le message d'envoi au canal : la messagerie de l'extranet pour Booking.com, celle d'Airbnb pour Airbnb. Deux livrets, un par plateforme, divergent au premier changement de code.

Vous gérez plusieurs logements pour des propriétaires ? La méthode socle commun et fiche par logement du livret d'accueil pour conciergerie s'applique, quelle que soit la plateforme de chaque réservation.

Ce que Hellobby fait pour vos réservations Booking.com

• Votre annonce Booking.com comme point de départ. Collez le texte de votre annonce ou ajoutez des captures d'écran : Hellobby AI en tire le nom, les règles, les équipements et les pièces, que vous relisez avant publication.
• Votre calendrier Booking.com relié. L'extranet exporte un calendrier iCal par hébergement ; collé dans Hellobby, il fait apparaître les réservations confirmées avec leurs dates et leur numéro. Avec SuperHote ou Smoobu, le prénom et la langue du voyageur suivent aussi.
• Un lien par séjour, les codes le jour J. Chaque voyageur ouvre son livret avec ses dates ; le code de la porte et le Wi-Fi n'apparaissent qu'à partir du jour de l'arrivée, jamais sur une page publique.
• Sept langues. Le livret est traduit et retraduit à chaque modification : le voyageur qui arrive de loin lit dans sa langue, et l'anglais n'est plus la seule version disponible.
• Le QR code dans l'entrée. Pour le voyageur qui n'a rien lu avant d'arriver : le livret s'ouvre sur son téléphone, sans application, et s'ajoute à l'écran d'accueil.
• L'avis en fin de séjour. Le livret rappelle au voyageur, la veille du départ, où laisser son avis : sur Booking.com, il est renvoyé vers sa page de réservations.

Pour voir un livret complet, notre exemple de livret d'accueil ; pour l'ordre du séjour, le guide voyageur ; pour le format lui-même, le guide du welcome book digital ; les formules et l'essai sont sur la page des tarifs.