Welcome book digital
Welcome book digital : le livret d'accueil numérique de votre location saisonnière
Le welcome book digital remplace le classeur posé sur la table du salon par un guide en ligne que vos voyageurs consultent sur leur téléphone, avant et pendant le séjour. Il centralise tout ce qu'un voyageur demande d'habitude par message : comment entrer, le mot de passe Wi-Fi, la machine à laver, où dîner ce soir. Cette page explique ce qu'il apporte par rapport au papier ou au PDF, ce qu'il doit contenir et combien il coûte.
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Qu'est-ce qu'un welcome book digital ?
Un welcome book digital (ou livret d'accueil numérique, guide d'accueil en ligne) est le livret d'accueil de votre Airbnb ou location saisonnière, accessible par lien ou QR code, sans application. Il regroupe instructions d'arrivée, Wi-Fi, règles de la maison, équipements, guide local et départ, mis à jour en temps réel.
On parle indifféremment de welcome book digital, de livret d'accueil numérique, de guide voyageur en ligne ou de guest book digital : le principe est le même. Contrairement à un document figé, le contenu vit sur une page web que vous modifiez à tout moment depuis un éditeur, et chaque changement est visible immédiatement par vos voyageurs. Le voyageur y accède depuis le navigateur de son smartphone, de sa tablette ou de son ordinateur, sans créer de compte ni installer quoi que ce soit.
Welcome book, livret d'accueil, guide voyageur : de quoi parle-t-on ?
Le terme « welcome book » vient de l'hôtellerie et des hôtes Airbnb anglophones, « livret d'accueil » est son équivalent français, et « guide voyageur » insiste sur la partie bonnes adresses. Un bon livret d'accueil numérique couvre les trois : la logistique du séjour, les règles de vie et la découverte du quartier. La liste précise de ce qu'il faut y mettre est dans notre guide que mettre dans un livret d'accueil Airbnb.
Pourquoi passer du livret papier au welcome book digital ?
Le livret papier a un mérite : il est là, sur la table. Il a aussi trois défauts que le format numérique corrige : il est toujours un peu périmé, il expose des informations sensibles à quiconque entre dans le logement, et il n'est lu qu'une fois le voyageur arrivé, trop tard pour les questions d'accès.
Un livret à jour en permanence
Un code de boîte à clés change, un restaurant ferme, un nouvel appareil arrive dans la cuisine : sur papier, il faut réimprimer puis retourner sur place. Avec un welcome book digital, vous corrigez la fiche depuis votre éditeur et la version en ligne est à jour dans la seconde, sans republication.
Des informations sensibles protégées
Le mot de passe Wi-Fi ou le code de la porte n'ont rien à faire sur une page publique ni sur une feuille visible par un artisan de passage. Un welcome book digital bien conçu réserve les codes aux voyageurs qui disposent d'un lien de séjour personnel, qui cesse de fonctionner après le départ ; chez Hellobby, le Wi-Fi s'affiche aussi pendant le séjour par le QR posé dans le logement, jamais les codes. Le reste du guide peut rester consultable par tous.
Compris par tous vos voyageurs
Un livret papier est écrit dans une langue, parfois deux. Un livret numérique se traduit automatiquement : chez Hellobby, vous rédigez en français et le voyageur choisit parmi 7 langues (français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais, portugais) en un clic. Vos corrections manuelles sur une traduction sont conservées.
Accessible avant l'arrivée, sans application
Le lien ou le QR code s'envoie dès la confirmation de réservation, par email, SMS ou messagerie Airbnb. Le voyageur prépare son arrivée dans le train, puis retrouve le guide sur place en scannant le QR code affiché dans l'entrée, sans rien installer.
Livret papier, PDF ou welcome book digital : le comparatif
Beaucoup d'hôtes passent par une étape intermédiaire, le PDF envoyé par message. C'est mieux que rien, mais le PDF cumule les limites du papier (figé, non traduit, codes en clair) et celles d'un fichier lourd, peu lisible sur téléphone. Le tableau compare les trois formats sur les critères qui comptent au quotidien.
| Critère | Livret papier | PDF envoyé par message | Welcome book digital |
|---|---|---|---|
| Mise à jour | Réimpression et déplacement sur place | Nouveau fichier à renvoyer à chaque séjour | Immédiate, depuis l'éditeur |
| Lecture sur smartphone | Non | Difficile (zoom, pages) | Conçu pour le mobile |
| Traduction | Une langue, rarement deux | Un fichier par langue | Automatique, 7 langues chez Hellobby |
| Wi-Fi et codes d'accès | Visibles par tout visiteur du logement | En clair dans le fichier | Codes réservés au voyageur via son lien de séjour ; Wi-Fi aussi par le QR posé dans le logement, pendant le séjour |
| Consultation avant l'arrivée | Non | Oui, si le voyageur retrouve le message | Oui, par lien ou QR code |
| Cartes et itinéraires | Adresse en texte | Adresse en texte | Carte interactive, itinéraires, horaires |
| Photos et vidéos des équipements | Photos imprimées | Photos, pas de vidéo | Photos et vidéos étape par étape |
| Multi-logements | Un classeur par logement | Un fichier par logement | Sections dupliquées entre logements |
| Coût | Impression et temps | Gratuit, mais chronophage | Abonnement mensuel, sans engagement |
Que contient un bon welcome book digital ?
Un welcome book efficace suit l'ordre du séjour : avant d'arriver, pendant, au moment de partir. Voici les quatre blocs à couvrir ; le détail rubrique par rubrique se trouve dans notre checklist du livret d'accueil Airbnb, et vous pouvez les voir en situation dans le welcome book de démonstration (présenté écran par écran dans notre exemple de livret d'accueil Airbnb). Pour plusieurs logements gérés pour des propriétaires, voyez le livret d'accueil pour conciergerie ; pour comparer les outils, le guide du logiciel de livret d'accueil.
L'arrivée et le départ
Adresse exacte, accès pas à pas avec photos, boîte à clés ou serrure connectée, stationnement, horaires. Pour le départ : linge, poubelles, clés. Ces deux rubriques concentrent l'essentiel des messages que vous recevez.
Le logement pièce par pièce
Chaque pièce liste ses équipements avec un mode d'emploi court : chauffage, plaques, machine à laver, télévision. Une photo de l'appareil et, si besoin, une vidéo évitent les appels du dimanche soir. Les règles de la maison trouvent leur place ici.
Le guide local
Vos bonnes adresses, classées par catégorie, avec horaires et itinéraire depuis le logement. Le numérique ajoute ce que le papier ne peut pas : une carte interactive, les transports, la météo des prochains jours.
Les extras et services
Arrivée anticipée, départ tardif, panier de bienvenue, ménage supplémentaire : le livret est l'endroit naturel pour proposer vos services. Le voyageur en fait la demande depuis le guide, avec ses dates de séjour déjà connues.
Comment créer son welcome book digital en quelques minutes
Créer un livret d'accueil numérique ne demande plus un après-midi entier. Avec Hellobby, la création part de ce que vous avez déjà écrit : votre annonce. Les étapes sont détaillées dans le centre d'aide.
1. Importez votre annonce
Collez le texte de votre annonce Airbnb, Booking, Vrbo ou Abritel, ou ajoutez des captures d'écran de l'annonce depuis votre téléphone. Hellobby AI en extrait le nom du logement, les règles de la maison, les équipements et les pièces ; vous validez chaque élément avant qu'il soit ajouté. Les instructions d'arrivée s'importent aussi depuis un texte, un PDF ou des captures. Ces fonctions portent un nom, Hellobby AI : l'import de votre annonce, les instructions d'arrivée et les modes d'emploi tirés de vos PDF, le guide local généré depuis votre adresse et la traduction en 7 langues, chaque contenu restant soumis à votre relecture avant publication.
2. Personnalisez l'ambiance
Le Theme Studio vous laisse choisir votre logo, vos couleurs, votre typographie et l'une des 17 styles prêts à l'emploi (villa piscine, riad, chalet, bord de mer). Un aperçu en direct montre ce que verra le voyageur, sur mobile comme sur ordinateur.
3. Partagez par QR code ou lien de séjour
Dès que le palier « Essentiel » est complété (informations de base, règles, instructions d'arrivée), le bouton Publier se débloque. Vous imprimez le QR code ou le présentoir PDF pour le logement, ou envoyez le lien depuis votre messagerie. En connectant vos réservations (par API avec SuperHote, Smoobu, Beds24, Lodgify, Hospitable, Guesty et Hostfully, par calendrier iCal avec Airbnb, Booking, Vrbo et les autres logiciels de gestion), chaque séjour reçoit un lien personnalisé qui accueille le voyageur par son prénom, dans sa langue, et expire 2 heures après le départ.
Un assistant IA qui répond à vos voyageurs
Même le livret le plus complet ne répond pas à « la machine à café clignote, je fais quoi ? » à 23 h. Alfred, l'assistant IA en option de Hellobby, connaît votre livret par cœur et répond aux voyageurs 24 h/24, dans leur langue, directement dans le welcome book. Quand il ne sait pas, vous êtes alerté et votre réponse enrichit sa mémoire. L'option coûte4,90 € par mois et par logement sur les formules Solo et Multi, 2,90 € par logement sur Multi quand les 5 logements l'activent ; elle est incluse en Conciergerie et pendant l'essai.
Combien coûte un welcome book digital ?
Un livret papier coûte une impression et des allers-retours ; un welcome book digital se paie par abonnement, sans engagement. Chez Hellobby, la grille tient en trois lignes : Solo à 12,90 € par mois (ou 129 € par an, 2 mois offerts) pour 1 logement ; Multi à 39,90 € par mois (ou 399 € par an) jusqu'à 5 logements, soit 7,98 € par logement, avec la duplication de logement et Alfred au tarif dégressif ; Conciergerie sur devis à partir de 6 logements, tarif dégressif, Alfred inclus. Toutes les fonctionnalités et la traduction en 7 langues sont comprises dans chaque formule. L'abonnement se résilie à tout moment ; un livret sans formule est mis en pause, contenu conservé au moins 12 mois. Tous les prix sont TTC. Le détail complet est sur la page Tarifs.
Tarifs à l'ouverture. 14 jours d'essai sans carte bancaire, puis dès 12,90 € TTC par mois, sans engagement, résiliable à tout moment.
Pour qui ?
Pour l'hôte d'un seul logement, le welcome book digital supprime les messages répétitifs et donne une image professionnelle dès la confirmation. Pour un propriétaire de plusieurs biens, il uniformise l'accueil et permet de dupliquer une section d'un logement à l'autre. Pour une conciergerie, c'est un outil de parc : arrivées synchronisées depuis les calendriers, navigation d'un logement à l'autre, marque de la conciergerie plutôt que celle de l'outil. Les formules Solo, Multi et Conciergerie sont comparées sur la page Tarifs ; pour un parc de plus de 6 logements, contactez-nous.