Welcome book digital : le livret d'accueil numérique de votre location saisonnière

Qu'est-ce qu'un welcome book digital ?

Un welcome book digital est un livret d'accueil numérique pour location saisonnière, accessible par lien ou QR code, sans application. Il regroupe instructions d'arrivée, Wi-Fi, règles de la maison, équipements, guide local et départ, mis à jour en temps réel.

On parle indifféremment de welcome book digital, de livret d'accueil numérique, de guide voyageur en ligne ou de guest book digital : le principe est le même. Contrairement à un document figé, le contenu vit sur une page web que vous modifiez à tout moment depuis un éditeur, et chaque changement est visible immédiatement par vos voyageurs. Le voyageur y accède depuis le navigateur de son smartphone, de sa tablette ou de son ordinateur, sans créer de compte ni installer quoi que ce soit.

Welcome book, livret d'accueil, guide voyageur : de quoi parle-t-on ?

Le terme « welcome book » vient de l'hôtellerie et des hôtes Airbnb anglophones, « livret d'accueil » est son équivalent français, et « guide voyageur » insiste sur la partie bonnes adresses. Un bon livret d'accueil numérique couvre les trois : la logistique du séjour, les règles de vie et la découverte du quartier. La liste précise de ce qu'il faut y mettre est dans notre guide que mettre dans un livret d'accueil Airbnb.

Pourquoi passer du livret papier au welcome book digital ?

Le livret papier a un mérite : il est là, sur la table. Il a aussi trois défauts que le format numérique corrige : il est toujours un peu périmé, il expose des informations sensibles à quiconque entre dans le logement, et il n'est lu qu'une fois le voyageur arrivé, trop tard pour les questions d'accès.

Un livret à jour en permanence

Un code de boîte à clés change, un restaurant ferme, un nouvel appareil arrive dans la cuisine : sur papier, il faut réimprimer puis retourner sur place. Avec un welcome book digital, vous corrigez la fiche depuis votre éditeur et la version en ligne est à jour dans la seconde, sans republication.

Des informations sensibles protégées

Le mot de passe Wi-Fi ou le code de la porte n'ont rien à faire sur une page publique ni sur une feuille visible par un artisan de passage. Un welcome book digital bien conçu réserve ces informations aux voyageurs qui disposent d'un lien de séjour personnel, qui cesse de fonctionner après le départ. Le reste du guide peut rester consultable par tous.

Compris par tous vos voyageurs

Un livret papier est écrit dans une langue, parfois deux. Un livret numérique se traduit automatiquement : chez Hellobby, vous rédigez en français et le voyageur choisit parmi 7 langues (français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais, portugais) en un clic. Vos corrections manuelles sur une traduction sont conservées.

Accessible avant l'arrivée, sans application

Le lien ou le QR code s'envoie dès la confirmation de réservation, par email, SMS ou messagerie Airbnb. Le voyageur prépare son arrivée dans le train, puis retrouve le guide sur place en scannant le QR code affiché dans l'entrée, sans rien installer.

Livret papier, PDF ou welcome book digital : le comparatif

Beaucoup d'hôtes passent par une étape intermédiaire, le PDF envoyé par message. C'est mieux que rien, mais le PDF cumule les limites du papier (figé, non traduit, codes en clair) et celles d'un fichier lourd, peu lisible sur téléphone. Le tableau compare les trois formats sur les critères qui comptent au quotidien.

Que contient un bon welcome book digital ?

Un welcome book efficace suit l'ordre du séjour : avant d'arriver, pendant, au moment de partir. Voici les quatre blocs à couvrir ; le détail rubrique par rubrique se trouve dans notre checklist du livret d'accueil Airbnb, et vous pouvez les voir en situation dans le welcome book de démonstration.

L'arrivée et le départ

Adresse exacte, accès pas à pas avec photos, boîte à clés ou serrure connectée, stationnement, horaires. Pour le départ : linge, poubelles, clés. Ces deux rubriques concentrent l'essentiel des messages que vous recevez.

Le logement pièce par pièce

Chaque pièce liste ses équipements avec un mode d'emploi court : chauffage, plaques, machine à laver, télévision. Une photo de l'appareil et, si besoin, une vidéo évitent les appels du dimanche soir. Les règles de la maison trouvent leur place ici.

Le guide local

Vos bonnes adresses, classées par catégorie, avec horaires et itinéraire depuis le logement. Le numérique ajoute ce que le papier ne peut pas : une carte interactive, les transports, la météo des prochains jours.

Les extras et services

Arrivée anticipée, départ tardif, panier de bienvenue, ménage supplémentaire : le livret est l'endroit naturel pour proposer vos services. Le voyageur en fait la demande depuis le guide, avec ses dates de séjour déjà connues.

Comment créer son welcome book digital en quelques minutes

Créer un livret d'accueil numérique ne demande plus un après-midi entier. Avec Hellobby, la création part de ce que vous avez déjà écrit : votre annonce. Les étapes sont détaillées dans le centre d'aide.

1. Importez votre annonce

Collez le texte de votre annonce Airbnb, Booking, Vrbo ou Abritel, ou ajoutez des captures d'écran de l'annonce depuis votre téléphone. L'IA en extrait le nom du logement, les règles de la maison, les équipements et les pièces ; vous validez chaque élément avant qu'il soit ajouté. Les instructions d'arrivée s'importent aussi depuis un texte, un PDF ou des captures.

2. Personnalisez l'ambiance

Le Theme Studio vous laisse choisir votre logo, vos couleurs, votre typographie et l'une des 14 ambiances prêtes à l'emploi (bord de mer, ciel étoilé, champ de lavande). Un aperçu en direct montre ce que verra le voyageur, sur mobile comme sur ordinateur. Sur le plan Multi, la mention « Propulsé par Hellobby » disparaît et votre propre nom de domaine prend le relais.

3. Partagez par QR code ou lien de séjour

Dès que le palier « Essentiel » est complété (informations de base, règles, instructions d'arrivée), le bouton Publier se débloque. Vous imprimez le QR code ou le présentoir PDF pour le logement, ou envoyez le lien depuis votre messagerie. En connectant votre calendrier de réservations (iCal Airbnb, Booking, Smoobu, SuperHote et les principaux channel managers), chaque séjour reçoit un lien personnalisé qui accueille le voyageur par son prénom, dans sa langue, et expire 2 heures après le départ.

Un assistant IA qui répond à vos voyageurs

Même le livret le plus complet ne répond pas à « la machine à café clignote, je fais quoi ? » à 23 h. Alfred, l'assistant IA en option de Hellobby, connaît votre livret par cœur et répond aux voyageurs 24 h/24, dans leur langue, directement dans le welcome book. Quand il ne sait pas, vous êtes alerté et votre réponse enrichit sa mémoire. L'option coûte 2,49 € par mois et par logement sur les plans Solo et Multi ; elle est incluse en Conciergerie et pendant l'essai.

Combien coûte un welcome book digital ?

Un livret papier coûte une impression et des allers-retours ; un welcome book digital se paie par abonnement, sans engagement. Chez Hellobby, la grille tient en trois lignes : Solo à 9,90 € par mois (ou 99 € par an, 2 mois offerts) pour 1 logement ; Multi à 29,90 € par mois (ou 299 € par an) jusqu'à 5 logements, soit 5,98 € par logement, avec domaine personnalisé, statistiques détaillées et support prioritaire ; Conciergerie sur devis à partir de 6 logements, tarif dégressif, Alfred inclus. Toutes les fonctionnalités et la traduction en 7 langues sont comprises dans chaque plan. L'abonnement se résilie à tout moment ; un livret sans plan est mis en pause, contenu conservé 90 jours. Le détail complet est sur la page Tarifs.

Tarifs à l'ouverture. 14 jours d'essai sans carte bancaire, puis dès 9,90 €/mois, sans engagement, résiliable à tout moment.

Pour qui ?

Pour l'hôte d'un seul logement, le welcome book digital supprime les messages répétitifs et donne une image professionnelle dès la confirmation. Pour un propriétaire de plusieurs biens, il uniformise l'accueil et permet de dupliquer une section d'un logement à l'autre. Pour une conciergerie, c'est un outil de parc : arrivées synchronisées depuis les calendriers, navigation d'un logement à l'autre, marque de la conciergerie plutôt que celle de l'outil. Les plans Solo, Multi et Conciergerie sont comparés sur la page Tarifs ; pour un parc de plus de 6 logements, contactez-nous.